Как организовать электронный документооборот между учреждениями и поставщиками?

Компания БФТ провела вебинар, посвященный вопросам организации электронного обмена документами  и его эффективной реализации в условиях карантина и самоизоляции. На мероприятии рассказали о решении, которое позволяет организовать электронный документооборот  между учреждениями и поставщиками, участвовать в процессе согласования документов с контрагентами и отслеживать их актуальное состояние.

Программное решение было создано для организации эффективного взаимодействия с системой электронного документооборота (СЭДО) и другими системами. Оно позволяет заказчикам (казенным, бюджетным, автономным учреждениям) и поставщикам услуг (работ):

- обмениваться первичными документами (счета-фактуры, акты выполненных работ, контракты или договоры и т.п.);

- проводить их проверку и утверждение;

- получать документы, заверенные электронной подписью.

ПРЕИМУЩЕСТВА

• Оптимизация процесса взаимодействия между заказчиками (казенными, автономными, бюджетными учреждениями) и поставщиками услуг в рамках исполнения заключенных контрактов и договоров, что ведет к ускорению процессов согласования и оплаты.
• Получение счетов-фактур в электронной форме в соответствии с требованиями, утвержденными Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
• Получение первичных документов, выставленных в рамках заключенных контрактов, договоров, в электронной форме в соответствии с требованиями к форматам ФНС, которые могут использоваться при расчетах налога на добавленную стоимость и выступать в качестве приложений к налоговым декларациям (расчетам).
• Возможность участия в процессе согласования с контрагентом первичных документов перед принятием к учету, отслеживание их актуального состояния, а также возможность отклонения в случае наличия ошибок или неточностей.

ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ СИСТЕМЫ ЭДО И ДРУГИХ СИСТЕМ

С СЭДО могут взаимодействовать системы исполнения бюджета, автоматизации закупочной деятельности и бухгалтерские системы, как вместе, так и отдельно каждая из них.

Рассмотрим несколько вариантов организации совместной работы систем.

1. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы», «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерских систем.

После размещения документов в СЭДО система «АЦК-Финансы» получает и может передавать их как в систему «АЦК-Госзаказ», так и в бухгалтерские системы. Взаимодействие с бухгалтерскими системами происходит посредством подсистемы информационного взаимодействия «БФТ.ПИВ».

2. Схема взаимодействия СЭДО, «АЦК-Финансы» и «АЦК-Госзаказ».

В данном случае отсутствует взаимодействие с бухгалтерскими системами. Отличие процесса взаимодействия в том, что полученные системой «АЦК-Финансы» и переданные в «АЦК-Госзаказ» документы не попадают в систему бухгалтерского учета, заявка на оплату формируется сразу на основе денежного обязательства.

3. Схема взаимодействия СЭДО и «АЦК-Финансы».

Если отсутствуют «АЦК-Госзаказ» и бухгалтерские системы, можно организовать взаимодействие системы ЭДО  только с «АЦК-Финансы. В этом случае полученные из СЭДО документы поступают в «АЦК-Финансы» и дальше никуда не передаются. Формируется факт поставки, который связывается с денежным обязательством, и на основании его происходит оплата.  

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Для полноценного использования всех преимуществ программного решения необходимо наличие двух подсистем:

• Подсистема электронной подписи документов.

Наличие подсистемы позволяет не просто принимать первичные документы, а проводить их анализ,  контроль, утверждать и подписывать. Поставщик будет видеть, что документы утверждены и приняты к оплате.

• Подсистема учета кредиторской задолженности.

Наличие подсистемы позволяет автоматизировать процесс учета кредиторской задолженности по фактически связанным услугам и авансовым платежам, которые осуществляются по договорам и контрактам. Позволяет учитывать все проведенные оплаты и контролировать наличие неисполненных обязательств.

Важным преимуществом модуля является возможность построения отчетных форм для казенных, бюджетных и автономных учреждений, таких как: «Универсальный отчет по исполнению фактов поставки» и «Кредиторская задолженность по фактам поставки». А также наличие журнала учета первичных документов,  который позволяет оперативно получать всю информацию о полученных фактах поставки.

ПОЛУЧАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ

Благодаря использованию программного решения для организации взаимодействия с системой ЭДО, удается достичь следующих результатов:

• Сокращение расходов и временных затрат;

• Оперативный контроль процесса согласования документов перед принятием к учету;

• Возможность автоматической постановки на учет в ФНС;

• Получение оперативной отчетности и информации о кредиторской задолженности.