Принятию решения о реализации масштабного проекта по централизации функций бухгалтерского учёта и составления отчётности в Ульяновской области предшествовал процесс всестороннего анализа законодательства, регулирующего бухгалтерский учёт в учреждениях государственного сектора с одновременным изучением опыта коллег других регионов. Есть субъекты РФ, которые идут по пути функциональной централизации, есть те, кто делает ставку только на технологический аспект. Мы для себя выбрали смешанный вариант и пошли по пути создания функционально-технологической модель централизации. За 3 года мы многого достигли, однако проект продолжается – мы планово движемся вперед.
Исполняющий обязанности министра финансов Ульяновской области
Наталья Брюханова
Принятию решения о реализации масштабного проекта по централизации функций бухгалтерского учёта и составления отчётности в Ульяновской области предшествовал процесс всестороннего анализа законодательства, регулирующего бухгалтерский учёт в учреждениях государственного сектора с одновременным изучением опыта коллег других регионов. Есть субъекты РФ, которые идут по пути функциональной централизации, есть те, кто делает ставку только на технологический аспект. Мы для себя выбрали смешанный вариант и пошли по пути создания функционально-технологической модель централизации. За 3 года мы многого достигли, однако проект продолжается – мы планово движемся вперед.
СТАРТ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЕКТА
Централизацию учетных функций и создание единой цифровой платформы мы инициировали еще в 2018 году. При поддержке Губернатора Ульяновской области С.И. Морозова в мае 2018 года была утверждена Концепция централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и составления отчетности исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и государственных учреждений региона. Она и стала основой для дальнейшей трансформации процессов учёта.
В рамках реализации утвержденной Концепции в 2018 году была создана «Централизованная автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельностью органов государственной власти Ульяновской области и государственных учреждений Ульяновской области». На этапе внедрения она прошла апробацию на 9 пилотных исполнительных органах власти и 6 казенных учреждениях. По состоянию на текущий момент времени в единую платформу переведён учёт финансово-хозяйственной деятельности 19 исполнительных органов власти и 261 государственного учреждения.
Следующим шагом было создание Центра компетенций на базе ОГКУ «Областное казначейство». Структура подразделений ОГКУ «Областное казначейство», на которые возложены полномочия по бухгалтерскому учёту, выстроена по отраслевому принципу. Такой принцип мы считаем наиболее целесообразным с точки зрения выстраивания взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. При возникновении любых вопросов руководитель или специалисты конкретных учреждений обращаются к «своему главному бухгалтеру» в лице начальника соответствующего отдела бухгалтерского учёта. Выстраивая бухгалтерский учет таким образом, также мы стремимся к универсальности специалистов и максимальной взаимозаменяемости.
Сегодня Центром компетенций осуществляются функции по ведению бухгалтерского учёта и составления отчётности 15 ИОГВ и 14 учреждений, а также осуществляются функции по своду отчётности по 48 бюджетным и автономным учреждениям. Передача функций по ведению бухгалтерского учёта и составлению отчётности в Центр компетенций позволила на 10% оптимизировать численность выполняющего эти функции персонала и перераспределить высвободившееся ресурсы на решение новых задач.
ВОЗМОЖНОСТИ ЦИФРОВОЙ ПЛАТФОРМЫ
Созданная централизованная автоматизированная система – это принципиально новая цифровая платформа, предусматривающая систему алгоритмизированных взаимоотношений ИОГВ и государственных учреждений Ульяновской области, объединенных единой информационной средой, приводящей к снижению транзакционных издержек и повышению эффективности процессов. Важным фактором также является то, что все учреждения региона работают на платформе, которая своевременно и централизованно обновляется и все её функции соответствуют действующему законодательству.
Централизованная автоматизированная система оснащена мощным набором инструментария, который позволяет объективно оптимизировать процесс ведения учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
В первую очередь это наличие возможности электронного документооборота с контрагентами. Его правильная настройка позволяет автоматизировать процесс отражения операций в учете. Такая информация как реквизиты контрагента, наименование товара или услуги, количество, цена и стоимость отражается в бухгалтерских операциях автоматически. Специалисты отражают только бухгалтерские проводки, что позволяет значительно сократить трудовые и временные затраты на обработку первичных документов.
Также реализована возможность ведения электронного архива. Регистры бухучета не распечатываются на бумажных носителях: все они подписываются электронной цифровой подписью и хранятся в электронном хранилище. Данный сервис является особенно удобным для тех учреждений, которые передали функции ведения бухгалтерского учёта в Центр компетенций. Специалисты учреждения при необходимости в любой момент имеют доступ к необходимым регистрам бухгалтерского учёта.
Ещё одной новацией централизованной системы является электронная инвентаризация с помощью различных цифровых устройств – например, телефона или планшета. Такой способ проведения инвентаризации в разы сокращает время на её проведение.
Также в новую централизованную систему была встроена подсистема аналитической отчетности. Модуль BI-аналитики собирает данные из подсистем кадрового и бухгалтерского учета и рассчитывает на основании этих данных аналитические показатели финансово-хозяйственной деятельности исполнительных органов власти и учреждений. В целях принятия качественных управленческих решений главные распорядители бюджетных средств и учредители государственных учреждений имеют возможность в режиме реального времени в разрезе подведомственных учреждений получить достоверную информацию о просроченной кредиторской задолженности, о структуре заработной платы, ставках штатного расписания, по показателям доходов и расходов и т.п.
Стоит отметить, что в рамках развития системы был реализован отчет, позволяющий анализировать работу специалистов, задействованных в учёте финансово-хозяйственной деятельности учреждений (бухгалтеров, кадровых работников, материально-ответственных лиц). Мы в течение двух лет добивались того, чтобы он был объективным и информативным. Отчет учитывает и количество обработанных документов, и объем времени, затраченного на их обработку каждым специалистом. Доступна возможность анализа по отдельным операциям. Данный отчёт может быть использован для объективной оценки и оптимизации трудозатрат специалистов как Центра компетенций, так и специалистов учреждений.
Ещё одной опцией централизованной системы является подсистема информационного взаимодействия (ПИВ). Эта подсистема основана на совместном решении Компании БФТ и Фирмы 1С. Она позволяет загружать данные из системы исполнения бюджета в систему бухгалтерского учёта и обратно. Это касается 18 видов документов, таких как:
- договор;
- бюджетное обязательство;
- соглашение о порядке и условиях предоставлении субсидии;
- план финансово-хозяйственной деятельности;
- заявка на оплату расходов;
- другие документы.
Сообщения из системы исполнения бюджета по мере их обработки поступают в систему бухгалтерского учёта. Получив уведомление, бухгалтер выбирает из общего списка документов необходимые к проведению в бухгалтерском учёте и формирует бухгалтерские операции. Очень удобно, что все данные заполняются автоматически – вручную специалист вносит данные только в раздел «Бухгалтерская операция». Как результат – минимизировано использование ручного труда и обеспечена однократность ввода информации, что в свою очередь позволяет избежать ошибок. Все действия производятся максимально оперативно, время на проведение одной операции через ПИВ сократилось втрое. Мы активно отрабатываем этот механизм и уже начали тиражировать функционал на все учреждения, которые осуществляют бухгалтерский учет в централизованной системе бухгалтерского учёта.
ПЕРСПЕКТИВЫ И ПЛАНЫ
Мы не останавливаемся на достигнутом, масштабирование проекта и модернизация новой цифровой платформы продолжаются.
Например, сейчас мы тестируем личный кабинет сотрудника. Он предназначен для оптимизации процесса получения сотрудниками информации о начисленной и выплаченной заработной плате, различных справок, направления и согласования заявлений на отпуск и т.п. Внедрение данной опции позволит сократить операционные затраты и сотрудников и работодателей, сократив в том числе время на движение документов. Удобной такая возможность является для учреждений, имеющих сотрудников на удалённых рабочих местах.
Также в планах на развитие – внедрение разделения ролей пользователей и внедрение электронной цифровой подписи электронных документов. Данный функционал позволит каждому пользователю видеть только свою область данных, закрепить ответственность за достоверность соответствующего электронного документа за сотрудником, ответственным за его создание, оптимизировать работу сотрудников учреждений, сократить операционные издержки.
В дальнейшей перспективе планируем предоставить доступ к системе с ролью «Аудитор» органам государственного финансового контроля, что позволит оптимизировать процесс осуществления контрольных действий.