Автоматизация закупочного процесса является ключевой задачей для многих компаний, стремящихся улучшить свою эффективность и снизить издержки. Павел Шишов, руководитель направления Аналитического управления Департамента закупок и финконтроля БФТ-Холдинга и спикер Двенадцатой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», рассказал CFO Russia, какие закупочные процессы наиболее важно автоматизировать.
Временные затраты на какие операции важнее всего оптимизировать закупщикам? Почему?
Основные задачи закупщика организации в любой отрасли практически всегда одинаковы. Это поиск поставщиков, которые могут обеспечить поставку необходимых товаров, выполнение работ или предоставление услуг. Закупка необходимых товаров, услуг и соблюдение сроков. А также выбор оптимальной цены: закупщик должен активно искать лучшие предложения от поставщиков, чтобы обеспечить закупку по оптимальной цене с учетом качества товаров или услуг.
При этом у закупщика не так много возможностей повлиять в целом на сокращение всего срока процесса закупки: от осознания потребности в товарах (работах, услугах) до их получения внутренним заказчиком. А этап подготовки и согласования закупки, наоборот, полностью зависит от закупщика. Поэтому именно этот этап наша Компания и выбрала в качестве основного объекта автоматизации при реализации продукта «БФТ.Закупки».
Какие инструменты помогут закупщикам в такой оптимизации?
Автоматизация закупочного процесса является ключевой задачей для многих компаний, стремящихся улучшить свою эффективность и снизить издержки. В этом процессе инструменты играют важную роль, помогая закупщикам автоматизировать и оптимизировать различные аспекты закупочной деятельности.
Если выходить за рамки базового функционала, то первым инструментом, который можно выделить – это автоматизация процесса поиска ценовой информации, расчёта и обоснования начальной цены (НМЦ). В нашем решении внедрена функциональность интеллектуального поиска по реестру контрактов ЕИС в сфере закупок и по публичным офертам поставщиков. Расчет НМЦ при этом формируется автоматически на основании отобранных ценовых предложений и содержится в карточке закупки в виде файла.
Очень важную роль играет автоматизация подготовки проектов документов. Решение включает в себя функционал для корректного описания объекта закупки. Это ведение справочника продукции с возможностью включать в позицию справочника структурированное описание характеристик товаров – для закупок простых товаров, которые не требуют составления развернутого технического задания. Это шаблоны и конструктор документов. Удобство конструктора заключается в том, что пользователь отвечает на вопросы анкеты, а система на основании ответов сама создает нам проект документа из существующих стандартных формулировок – для нетиповых закупок, получается, работает некий интеллектуальный помощник закупщика.
Не менее важным инструментом является автоматизация процесса согласования документов. Для исключения человеческого фактора и соблюдения регламента согласований мы реализовали возможность ведения справочника маршрутов согласований и использование BPM-схем для особенно ветвистых маршрутов.
Можете привести пример использования 1-2 таких инструментов в формате «было – стало», т.е. какие эффекты они дали?
Автоматизация закупочного процесса позволяет сократить количество рутинных операций и оптимизировать издержки, а также повысить качество работы закупщика. По экспертной оценке, до 50% экономии времени приносит этап подготовки и согласования документов, до 15% снижаются расходы на закупочную деятельность, в то время как точность в подготовке документов составляет 100%.
Источник: CFO-Russia.ru