HRlink

HRlink – первая в России система, которая поможет осуществить переход на электронный кадровый документооборот быстро, легитимно и безопасно, а также обеспечит значимое сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства, экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.

Решение предназначено для перехода на полностью безбумажный документооборот с сотрудниками и позволяет быстро формировать, удаленно подписывать, а также хранить в надежном хранилище электронные кадровые документы.

Станьте передовой компанией, которая в числе первых освоит новейшую технологию взаимодействия с сотрудниками!

НОРМАТИВНОЕ ОБОСНОВАНИЕ

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения законодательства в области цифровизации кадрового дела – все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод в электронный формат всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года. После этого всем остальным также необходимо будет осуществить переход на электронный кадровый документооборот.

КАК РАБОТАЕТ HRLINK

1. Отдел кадров формирует документ в своей кадровой программе или в MS Office.
2. Отдел кадров передает документ для подписания в сервис HRlink напрямую в браузере или через интеграционное решение.
3. В HRlink для каждого документа формируется уникальная страница. 
4. Специалист отдела кадров отправляет ссылку на подписание документа сотруднику или руководителю по sms, в мессенджере или по e-mail.
5. Сотрудник открывает ссылку и подписывает документ УНЭП или ПЭП, привязанной к учетной записи на едином портале госуслуг (ЕСИА).
6. Руководитель подписывает документ УКЭП (облачной или со специального электронного носителя - токена).
7. Подписанный документ остается в архиве HRlink и может быть выгружен в кадровую программу или в СЭД.

СХЕМА ТИПОВОГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

ВОЗМОЖНОСТИ И ПОЛЕЗНЫЕ ОПЦИИ HRLINK

• Создание ЭЦП для сотрудников – генерация цифровой подписи (облачной УНЭП). Всего несколько секунд, и любой сотрудник сможет подписывать рабочие документы с помощью кодов из sms.
• Единый центр управления кадровыми документами – полный контроль подписания всех документов сотрудниками, отображение текущих статусов по каждому документу, возможность отправки напоминаний удобными способами: sms, e-mail, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
• Удобные и простые интерфейсы – интерфейс HRlink простой и интуитивно понятный. Подписание документов возможно с любого смартфона, компьютера или инфокиоска.
• Авторизация через портал госуслуг (ЕПГУ) – HRlink бесшовно интегрирован с порталом «Работа в России». При наличии учетной записи на ЕПГУ сотрудник может использовать ее для авторизации и подписания документов в Личном кабинете HRlink.
• Инструмент вовлечения в корпоративную среду – поступая на работу, сотрудник сразу получает Личный кабинет HR-link с удобным доступом через sms. В дальнейшем HRlink может стать привычным каналом коммуникации с сотрудниками, а интеграция с другими сервисами позволит создать эффективную экосистему.
• Работа с любыми учетными системами – HRlink готов к работе сразу после импорта данных о сотрудниках. Есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП. К другим учетным системам доступно подключение через API. 

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА И ПОДПИСИ

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ HRLINK

Загрузка документов и сведений о сотрудниках:

• из web-интерфейса,
• из учетных систем,
• по API.

Бизнес-процесс подписания документов:

• параллельное,
• последовательное,
• одностороннее.

Электронные подписи для подписания документов:

• УКЭП для руководителей (облачная или токен),
• УНЭП для сотрудников (облачная),
• ПЭП на портале «Работа в России» для сотрудников (облачная).

Каналы уведомлений:

• e-mail,
• sms,
• чат-бот Telegram, Viber,
• по API (webhook).

Интерфейс подписания документов:

• УКЭП (web desktop, iOS, Android),
• УНЭП (web desktop, web mobile),
• ПЭП (web desktop, web mobile).

Архив документов:

• в web-интерфейсе с поиском по параметрам,
• в учетной системе.

Выгрузка документов:

• из web-интерфейса,
• по API ,
• выгрузка напрямую в учетную систему.

БУДЕМ РАДЫ СОТРУДНИЧЕСТВУ

ООО «БФТ» является официальным партнером ООО «Инновации в управлении кадрами», разработчика решения, и осуществляет поставки HRlink.

Если Вас заинтересовала система HRlink – предлагаем провести онлайн-встречу, на которой мы детально расскажем о системе и продемонстрируем ее функциональность, а также ответим на интересующие вопросы.