HRlink – первая в России система, которая поможет осуществить переход на электронный кадровый документооборот быстро, легитимно и безопасно, а также обеспечит значимое сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства, экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.
Решение предназначено для перехода на полностью безбумажный документооборот с сотрудниками и позволяет быстро формировать, удаленно подписывать, а также хранить в надежном хранилище электронные кадровые документы.
Станьте передовой компанией, которая в числе первых освоит новейшую технологию взаимодействия с сотрудниками!
НОРМАТИВНОЕ ОБОСНОВАНИЕ
В начале 2020 года вступили в силу первые изменения законодательства в области цифровизации кадрового дела – все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников.
Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод в электронный формат всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.
В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.
Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года. После этого всем остальным также необходимо будет осуществить переход на электронный кадровый документооборот.
КАК РАБОТАЕТ HRLINK
- Отдел кадров формирует документ в своей кадровой программе или в MS Office.
- Отдел кадров передает документ для подписания в сервис HRlink напрямую в браузере или через интеграционное решение.
- В HRlink для каждого документа формируется уникальная страница.
- Специалист отдела кадров отправляет ссылку на подписание документа сотруднику или руководителю по sms, в мессенджере или по e-mail.
- Сотрудник открывает ссылку и подписывает документ УНЭП или ПЭП, привязанной к учетной записи на едином портале госуслуг (ЕСИА).
- Руководитель подписывает документ УКЭП (облачной или со специального электронного носителя - токена).
- Подписанный документ остается в архиве HRlink и может быть выгружен в кадровую программу или в СЭД.
СХЕМА ТИПОВОГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
ВОЗМОЖНОСТИ И ПОЛЕЗНЫЕ ОПЦИИ HRLINK
- Создание ЭЦП для сотрудников – генерация цифровой подписи (облачной УНЭП). Всего несколько секунд, и любой сотрудник сможет подписывать рабочие документы с помощью кодов из sms.
- Единый центр управления кадровыми документами – полный контроль подписания всех документов сотрудниками, отображение текущих статусов по каждому документу, возможность отправки напоминаний удобными способами: sms, e-mail, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
- Удобные и простые интерфейсы – интерфейс HRlink простой и интуитивно понятный. Подписание документов возможно с любого смартфона, компьютера или инфокиоска.
- Авторизация через портал госуслуг (ЕПГУ) – HRlink бесшовно интегрирован с порталом «Работа в России». При наличии учетной записи на ЕПГУ сотрудник может использовать ее для авторизации и подписания документов в Личном кабинете HRlink.
- Инструмент вовлечения в корпоративную среду – поступая на работу, сотрудник сразу получает Личный кабинет HR-link с удобным доступом через sms. В дальнейшем HRlink может стать привычным каналом коммуникации с сотрудниками, а интеграция с другими сервисами позволит создать эффективную экосистему.
- Работа с любыми учетными системами – HRlink готов к работе сразу после импорта данных о сотрудниках. Есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП. К другим учетным системам доступно подключение через API.
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА И ПОДПИСИ
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ HRLINK
Загрузка документов и сведений о сотрудниках:
- из web-интерфейса,
- из учетных систем,
- по API.
Бизнес-процесс подписания документов:
- параллельное,
- последовательное,
- одностороннее.
Электронные подписи для подписания документов:
- УКЭП для руководителей (облачная или токен),
- УНЭП для сотрудников (облачная),
- ПЭП на портале «Работа в России» для сотрудников (облачная).
Каналы уведомлений:
- e-mail,
- sms,
- чат-бот Telegram, Viber,
- по API (webhook).
Интерфейс подписания документов:
- УКЭП (web desktop, iOS, Android),
- УНЭП (web desktop, web mobile),
- ПЭП (web desktop, web mobile).
Архив документов:
- в web-интерфейсе с поиском по параметрам,
- в учетной системе.
Выгрузка документов:
- из web-интерфейса,
- по API ,
- выгрузка напрямую в учетную систему.
БУДЕМ РАДЫ СОТРУДНИЧЕСТВУ
ООО «БФТ» является официальным партнером ООО «Инновации в управлении кадрами», разработчика решения, и осуществляет поставки HRlink.
Если Вас заинтересовала система HRlink – предлагаем провести онлайн-встречу, на которой мы детально расскажем о системе и продемонстрируем ее функциональность, а также ответим на интересующие вопросы.