До настоящего времени применение информационных технологий в сфере инвентаризации не получило широкого распространения. О том, как сегодня благодаря нормативному урегулированию, информатизация способствует проведению эффективной инвентаризации, рассказывает ведущий эксперт Департамента развития комплексных решений Компании БФТ Юлия Кулагина.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА ДО IT: КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ ВСТРЕЧАЮТСЯ

• Проведение инвентаризации имущества зачастую парализует не только работу всех членов комиссии, но и всей организации, в которой проводятся такие мероприятия.
• При наличии большого количества имущества, удаленности его расположения возникают значительные временные и финансовые затраты на работы по проведению инвентаризации.
• Возможность собрать в одном месте всех членов комиссии для осмотра объектов инвентаризации также представляет не малую трудность.

РЕШЕНИЕ ВОПРОСА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА ЗАКОНОДАТЕЛЬНОМ УРОВНЕ
Указанная проблематика не была оставлена без внимания со стороны Министерства финансов Российской Федерации и на основании письма от 23 декабря 2016 г. N 02-07-10/77499 получила свое разрешение.

Так, согласно выше упомянутому письму, проведение инвентаризации имущества путем видео- и фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества не препятствует достижению целей, установленных в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания).

Стоит напомнить, что согласно пункту 1.4 Методических указаний основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

В письме также указывается, что соблюдаются условия проведения инвентаризации имущества по его местонахождению (пункт 1.3 Методических указаний) с возможностью визуального осмотра объекта всеми членами комиссии, предусмотренного пунктом 2.3 Методических указаний.

Таким образом, предлагаемая процедура инвентаризации с видео фиксацией в режиме реального времени не противоречит положениям Методических указаний и может быть предусмотрена учетной политикой субъекта учета.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ
Стоит подчеркнуть, что для того чтобы применять вышеперечисленные средства при проведении инвентаризации, необходимо внести изменения в документы об учетной политики организации. И, как следует из письма Минфина России, применение нововведений в части проведения инвентаризации не отменяет периодическое осуществление выездных проверок и осмотр имущества по месту его нахождения.

Учитывая, что в письме Минфина имеются ссылки на Методические указания и Инструкцию по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 № 157н, приведенные разъяснения пригодятся и при ведении бухгалтерского учета.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Говоря о порядке организации проведения инвентаризации, нельзя не упоминать об автоматизации самого процесса. Можно выделить несколько наиболее распространенных технологий, применяемых при проведении инвентаризации, таких как:

Штрихкодирование Ее суть – нанесение на объекты учета специальных штрих-кодов, считывание при помощи специального сканера сведений, содержащихся на штрих-кодах, а также анализ и сравнение автоматически сформированной ведомости, сведений содержащихся в бухгалтерском учете и фактически выявленных объектов.

RFID идентификация Наиболее распространенные RFID-метки представляют собой самоклеящиеся этикетки. Но если на штрих-коде информация хранится в графическом виде, то на метку данные заносятся и считываются при помощи радиоволн. В системе RFID для инвентаризации каждый объект учета при поступлении на предприятие маркируется RFID меткой, метка программируется и в базе данных предприятия привязывается к конкретному объекту. В дальнейшем именно по коду метки будет происходить идентификация объекта. В метку может заноситься необходимая пользовательская информация о дате и времени поступления, типе объекта, месте расположения.

Проведение инвентаризации при помощи автоматизированных систем, а также применение средств видео- и фотофиксации позволит:

• значительно сократить временные и финансовые затраты
• минимизировать неточности
• получить наиболее достоверные сведения о фактическом состоянии объектов инвентаризации
• обеспечить своевременный анализ данных об имуществе
• повысить качество контроля за состоянием и наличием имущества и увеличить эффективность его использования.

ПОДХОД КОМПАНИИ БФТ
Компания БФТ реализовала целый ряд региональных и муниципальных проектов по повышению эффективности управления государственным и муниципальным имуществом, в том числе по вопросам учета и проведения его инвентаризации. Подход Компании БФТ включает в себя комплекс услуг, состоящий из методологической поддержки и автоматизации процессов учета и управления государственной и муниципальной собственностью на базе информационной системы «SAUMI-WEB», позволяющей достигнуть максимальных результатов.

Дополнительную информацию по вопросам проведения инвентаризации и качественного учета имущества, Вы можете получить в Департаменте по развитию региональных и корпоративных проектов Компании БФТ:
bft@bftcom.com
+ 7(495)784-7000

Вы также можете направить все интересующие Вас вопросы Эксперту БФТ: