SRM-системы – эффективный цифровой инструмент управления закупками. О критериях выбора поставщика SRM рассказывает в статье для РБК Рустам Ардавов, директор Департамента закупок и финконтроля БФТ-Холдинга.
Уход зарубежных SRM-вендоров с рынка побудил российские компании ускорить процесс перехода на отечественное ПО, а также высвободил новые ниши для опытных разработчиков решений для цифровизации закупок. Сегодня на рынке достаточно зрелых игроков, которые предлагают программные продукты класса SRM для разных отраслей. Чтобы не ошибиться с выбором вендора SRM-системы и подобрать продукт, точно отвечающий потребностям компании, важно учитывать ряд критериев. Перечислим главные из них.
Функциональность
Одним из ключевых критериев при выборе SRM-системы является ее функциональность. Решение должно обладать функциями, необходимыми для управления всеми процессами закупок, включая типовые потребности закупщиков: ведение справочников (в том числе функции загрузки информации из внешних источников, ее обогащения, нормализации), сбор потребностей в товарах, работах и услугах, поиск потенциальных поставщиков, запрос и получение их ценовых предложений, подготовка и согласование закупочных документов, проведение закупок разных типов (на электронных торговых площадках, через электронные магазины, у единственных поставщиков и т.д.), обеспечение работы коллегиальных органов, заключение договоров.
Большую роль играют и следующие после заключения договора этапы: контроль исполнения, анализ проведенных закупок и формирование отчетности. Важно также учитывать специфические потребности компании и наличие дополнительных функций, таких как комплексная проверка поставщиков или расчет начальной максимальной цены.
В таком решении должны быть учтены все нюансы закупочной деятельности, а также обеспечена необходимая степень гибкости для кастомизации и встраивания системы в существующий ИТ-ландшафт компании. Кроме того, в SRM-системе должна быть предусмотрена возможность централизованного управления процессами сложных организационных и территориально распределенных бизнес-структур. Система должна работать по принципу «единого окна», которое делает процессы закупок максимально прозрачными, позволяя компании оптимизировать процессы и временные ресурсы, а также сократить затраты.
Low-code платформа
Наличие возможности самостоятельно настраивать бизнес-процессы в системе управления закупками – важный критерий для заказчиков при выборе программного решения. Современная система управления закупками должна уметь быстро и гибко адаптироваться под все происходящие в закупочной деятельности компании изменения. Это становится возможным за счет применения low-code подхода: он сокращает сроки разработки, адаптации системы и, как следствие, затраты на ее эксплуатацию. Возможность адаптироваться под самые разные сценарии применения таким цифровым решениям позволяет модульная архитектура.
Отличительной особенностью зрелой SRM-системы является возможность максимальной кастомизации и автоматизации рутинных действий сотрудников. При этом поддерживается требуемый объем контрольных опций в зависимости от регламента закупок, утвержденного в конкретной компании. Использование low-code инструментов позволяет в процессе внедрения продукта легко произвести все доработки, необходимые для адаптации продукта под потребности конкретного заказчика.
Интеграции и сквозные процессы
Важным критерием при выборе SRM-системы является ее способность интегрироваться с другими системами компании: финансового и бухгалтерского учета, управления предприятием, управления продажами, электронного документооборота, взаимодействия с электронными торговыми площадками и электронными магазинами и т.п. Такая интеграция позволяет обеспечить единый информационный поток, улучшить автоматизацию бизнес-процессов и повысить эффективность работы, сократить сроки проведения закупочных процедур и количество ошибок.
Для интеграции могут использоваться как инструменты взаимодействия, предусмотренные в существующих системах, так и коннекторы, созданные проектной командой непосредственно в процессе внедрения.
Импортозамещение
Для любого бизнеса чрезвычайно важна бесперебойная работа ИТ-инфраструктуры, обеспечивающая ключевые бизнес-процессы. В случае любого сбоя компания теряет деньги и репутацию. С 2022 года тренд на импортозамещение ИТ-решений затрагивает практически все процессы организаций, и корпоративные закупки здесь – не исключение. Поэтому тенденция к переходу от западных программных продуктов на надежные технологически независимые отечественные решения актуальна не только в госсекторе, но и в бизнес-среде.
SRM должна полностью подходить под задачи импортозамещения. Рекомендуется, чтобы решение входило в реестр отечественного программного обеспечения Минцифры России. Регистрация в реестре подтверждает, что продукт учитывает все требования законодательства к информационной безопасности, защите данных и соответствие концепции технологического суверенитета.
Опыт и репутация
Опыт работы и репутация поставщика SRM-системы играют важную роль в обеспечении надежности и качества предоставляемых услуг. Потенциальные заказчики обращают внимание на опыт и профессионализм поставщика, так как это свидетельствует о его способности эффективно выполнять свои обязательства и удовлетворять потребности клиентов.
Поддержка и обновления
Еще одним аспектом является способность вендора обеспечить надежную поддержку и регулярные обновления программного обеспечения. Разработчик должен обеспечить оперативную техническую поддержку, консультации по внедрению и обучению сотрудников, а также регулярные обновления.
В основу разработки SRM-системы должно быть заложено постоянное развитие и качественная сервисная поддержка: регулярный выпуск версий обеспечивает появление новых востребованных функций и адаптацию к меняющемуся законодательству.
Безопасность данных
При выборе поставщика SRM-системы особенно важно обратить внимание на вопрос безопасности и конфиденциальности данных, поскольку в системе хранится и обрабатывается большое количество конфиденциальной информации о компании, ее поставщиках и контрагентах. Надежная SRM предоставляет возможности гибкой настройки уровней доступа к данным для различных пользователей в соответствии с ролевой моделью. Это позволяет предоставить доступ к конфиденциальной информации только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения своих обязанностей.
Сегодня любой организации как коммерческой, так и государственной, вовлеченной в процессы импортозамещения, важно выбрать для каждого направления автоматизации зрелые цифровые решения, рассчитанные на долгосрочную перспективу. В сфере закупок таким решением является «БФТ.Закупки», разработанное БФТ-Холдингом, которое нацелено на комплексное сопровождение процесса закупок, предоставление удобных инструментов для всех его участников, возможностей оперативного реагирования и соответствующей адаптации на каждом этапе закупочной деятельности.
Источник: РБК