Крупному субъекту хозяйственной деятельности, как правило, приходится распоряжаться сотнями и тысячами объектов имущества, осуществляя управление имущественными активами: вести учет, оценивать эффективность эксплуатации, проводить ремонтные работы и другие действия по поддержанию активов в надлежащем состоянии. Централизованная система комплексного управления эксплуатацией имущества «БФТ.Управление активами» позволяет организовать этот процесс максимально гибко и эффективно: объединить разрозненную информацию, планировать мероприятия и бюджет на них, анализировать результаты. Подробнее об этом рассказал директор Дирекции управления активами БФТ-Холдинга Григорий Вайсман в статье для CNews.
Предпосылки к цифровизации процессов управления эксплуатацией имущества
К активам городской администрации, госучреждения, промышленного холдинга и других крупных организаций могут относиться тысячи единиц имущества: жилые и офисные здания, хозяйственные постройки, их конструктивные элементы, инженерные системы, а также множество сложного специализированного оборудования, такого как лифты. Для поддержания таких объектов имущества в надлежащем состоянии необходимо их планомерное техническое обслуживание, в том числе обязательный периодический контроль и необходимый ремонт. За управление эксплуатацией имущества отвечает большой штат специалистов, которые исторически привыкли работать с бумажными носителями: вести учет информации об объектах в виде технических планов, паспортов, регламентов.
Достаточно непростая задача – свести эту информацию в единую систему управления активами предприятия, систематизировать и проанализировать, а также централизованно планировать расходы на обслуживание имущества. Традиционно этот процесс заключается в переиспользовании финансовых показателей предыдущего обслуживания с теми или иными корректировками. Но в этом случае у специалистов, ответственных за управление имущественными активами, мало инструментов для глубокого анализа, планирования расходов с учетом текущих реалий, оценки своевременности принимаемых мер.
Кроме того, в «ручном» режиме сложно наглядно продемонстрировать пользу проведенных мероприятий для эксплуатируемого имущества, убедительно доказать, что именно те или иные работы были проведены своевременно и качественно повлияли на состояние объекта.
Итак, на сбор информации об имуществе и поддержание его в надлежащем состоянии тратится много времени и средств. Для коммерческих организаций это чревато излишними издержками, а для госорганизаций – перерасходом заложенных в бюджет средств.
Вот почему так важно цифровизовать описанные выше процессы и свести их в единую комплексную систему управления имуществом. Для этого БФТ-Холдинг разработал программный комплекс «БФТ.Управление активами» – инструмент централизованного управления эксплуатацией имущества на всех уровнях. Автоматизированная система управления имуществом, входящая в Реестр отечественного ПО, предназначена для предприятий госсектора, крупных корпораций и холдинговых структур. Она позволяет охватить всю цепочку процессов, связанных с управлением имущественными активами, и сделать их максимально эффективными. Посмотрим, как это происходит.
Цикл управления эксплуатацией имущества: сквозная цифровизация
1. Учет объектов эксплуатации
Первой задачей, которую решает российская EAM-система «БФТ.Управление активами», является формирование реестра объектов эксплуатации. В него могут вноситься основные и технические характеристики объекта имущества, в зависимости от его типа. Например, характеристиками здания являются его юридический адрес, кадастровый номер, площадь, балансовая стоимость, год постройки. Перечень оборудования может сопровождаться данными о его производителе, марке, технических параметрах, а также скан-копиями документации.
Немаловажно то, что система управления имуществом дает специалистам наглядное представление о связанности этих объектов друг с другом. К примеру, медицинское учреждение как объект имущества будет связано с такими смежными объектами, как расположенные в ней инженерные сети, конструктивные элементы, оборудование.
2. Планирование задач по управлению имущественными активами
Другой важной функцией системы управления имуществом «БФТ.Управление активами» является формирование и синхронизация мероприятий по эксплуатации имущества. Специалисты могут объективно оценить их периодичность и степень критичности, формировать календарь мероприятий с учетом загруженности персонала, адаптировать бюджет работ по статьям расходов, по получателям средств или по объектам, планировать закупку недостающих ресурсов. В результате организация получает целостную картину всех запланированных мероприятий по управлению эксплуатацией имущества, может корректировать ее в зависимости от изменения потребностей и выстраивать дальнейшую стратегию обслуживания объектов.
3. Учет мероприятий по управлению эксплуатацией имущества
Система управления активами предприятия предполагает учет следующих мероприятий по обслуживанию объектов эксплуатации:
- исполнение плановых и внеплановых мероприятий;
- регламентные работы;
- работы по договорам эксплуатации имущества;
- сбор показаний приборов учета.
Все указанные мероприятия инициируются с помощью заявок, создаваемых в электронной форме. Для каждой заявки выстраивается собственный уникальный бизнес-процесс, с назначением ответственных лиц на каждом этапе и утверждением сроков исполнения. Заявка отображается в системе управления имуществом, продвигаясь от одного этапа к другому, пока задача не будет выполнена. Таким образом автоматизированная система управления имуществом позволяет отследить все мероприятия по эксплуатации актива на каждом этапе его жизненного цикла.
4. Контроль мероприятий по управлению имущественными активами
Система управления имуществом «БФТ.Управление активами» позволяет осуществлять контроль мероприятий по эксплуатации имущественных активов по таким параметрам, как:
- исполнение планов ТОиР (техобслуживания и ремонта);
- сроки выполнения мероприятий по эксплуатации;
- сроки истечения договоров по эксплуатации;
- потребление коммунальных ресурсов;
- расходы на эксплуатацию объектов.
Система имеет встроенный планировщик заданий, который может отправлять уведомления участникам бизнес-процесса и обрабатывать результаты по определенному алгоритму. Плановый график работ периодически сравнивается с фактическим, ответственный исполнитель получает автоматическое оповещение, если в какой-то момент выполнение задания начало расходиться с утвержденными показателями.
5. Визуализация аналитических данных в системе управления имуществом
Система управления эксплуатацией имущества предоставляет пользователям в наглядном формате разнообразные аналитические отчеты: динамику расходов на содержание имущества, ранжирование объектов имущества по расходам и доходам, сведения об обеспеченности сотрудников нормативной площадью размещения, статистику по выполнению плановых показателей и заявок на ТОиР. Аналитическая информация может быть представлена в виде диаграмм, графиков или виджетов, которые компонуются удобным для пользователя образом. Для руководителей такие подробные отчеты – отличный инструмент для оценки эффективности управления имущественными активами, их загруженности и оснащенности, а также для мониторинга расхода средств на каждом этапе проведения регламентных работ.
В систему также встроены геоинформационные и картографические сервисы, а также поэтажные планы зданий.
Эффективность и технологическая независимость
«БФТ.Управление активами» – это российская EAM-система для автоматизации полного цикла управления эксплуатацией имущества госучреждений и крупных компаний. Все сведения об имущественных ресурсах сведены в единую централизованную базу, синхронизированы и систематизированы. Это позволяет снизить количество непредвиденных ситуаций, а также риски, связанные с «человеческим фактором». В целом управление эксплуатацией имущества становится более открытым, прозрачным и эффективным.
Отдельно стоит отметить, что система управления имуществом «БФТ.Управление активами» полностью отвечает требованиям организаций к обеспечению технологической независимости и санкционной стойкости организации, причем не только в рамках самого программного комплекса, но и в рамках всего ландшафта объектов имущества. Так, в системе ведется учет компонентов оборудования, входящего в инфраструктуру предприятия: можно оценивать возможности дальнейшего применения входящих в их состав импортных компонентов и при необходимости заранее предусмотреть закупку нужного отечественного аналога.
О БФТ-Холдинге
БФТ-Холдинг — российский вендор, разработчик программных продуктов и заказных решений для бизнеса и госсектора. На ИТ-рынке с 1997 года. Команда — более 2500 сотрудников и 22 офиса по всей территории России. Входит в топ-100 крупнейших ИТ-компаний России и в топ-10 самых быстрорастущих ИТ-компаний по версии TAdviser и CNews Analytics.
Решения БФТ внедрены в 83 субъектах РФ. Продуктовый портфель включает следующие направления: MDM, BI, SRM, EAM, ХЭД и др. В портфолио заказной разработки — более 15 крупных федеральных проектов. В числе заказчиков — ПАО «Ростелеком», Социальный фонд России, Роструд, Росреестр, Минздрав России, Минцифры России, Минфин Республики Беларусь и др.
Источник: CNews