EAM-системы помогают консолидировать разрозненные сведения об объектах имущества, планировать мероприятия по их обслуживанию и бюджет на них, а также анализировать результаты. О том, какие типовые проблемы и задачи решают цифровые инструменты, оптимизирующие управление эксплуатацией имущества в организациях, рассказал Григорий Вайсман, директор Дирекции управления активами БФТ-Холдинга, в статье для РБК.
Управление эксплуатацией имущества: решение типовых проблем
Чем масштабнее компания и ее деятельность, тем больший объем самого разнообразного имущества находится в ее ведении: это могут быть, например, здания, сооружения, сложное промышленное оборудование, инженерная инфраструктура, транспортные средства, офисная техника и многое другое. Эффективное управление эксплуатацией имущества на протяжении всего его жизненного цикла подразумевает тщательный учёт всех объектов, обязательный периодический или проактивный контроль их состояния, при необходимости – ремонт или замену расходных материалов.
Как правило, за управление активами в крупных компаниях, особенно территориально распределенных, имеющих большое количество филиалов, отвечают сотни сотрудников. Традиционно они собирают информацию о состоянии имущества на бумажных носителях: составляют технические планы, паспорта объектов и регламенты. Очевидно, что при управлении активами в «ручном режиме» крайне сложно централизовать данные по всем объектам для их систематизации и качественного анализа.
Другая связанная с этим сложность – в оптимальном планировании затрат на обслуживание имущества. Чаще всего в компаниях для этого практикуется сравнение финансовых метрик, которые были зафиксированы по итогам предыдущего обслуживания, с текущими реалиями. У специалистов по планированию нет возможности провести детальный анализ показателей, объективно оценить полезное воздействие проведенных мероприятий на качество эксплуатируемого имущества. Таким образом, на сбор информации об имуществе и на его поддержание в надлежащем состоянии тратится много времени и средств. Это затрудняет процессы оптимизации расходов и оценки своевременности принимаемых мер.
Чтобы бизнес мог эффективнее справляться с такими задачами, ему требуются автоматизированные системы управления имуществом, предназначенные для централизованного управления активами класса ТОиР или EAM (Enterprise Asset Management). В портфеле решений БФТ-Холдинга представлена российская EAM-система «БФТ.Управление активами», которая помогает консолидировать разрозненные сведения об объектах имущества, планировать мероприятия по их обслуживанию и бюджет на них, а также анализировать результаты.
Какие задачи решает система управления имуществом
1. Учет объектов эксплуатации
Построение реестра объектов эксплуатации является одной из наиболее востребованных задач заказчиков после внедрения автоматизированной системы управления имуществом. В базе данных могут содержаться основные (площадь, объем, высота и т. п.) и технические характеристики объекта имущества в структурированном виде – различные в зависимости от типа объекта. Например, реестр зданий включает в себя сведения о юридических адресах, кадастровых номерах, площади, балансовой стоимости, годах постройки. Если речь идет об оборудовании – в сводной базе логично указать его производителя, марку, технические характеристики, прикрепить скан-копии документации.
Кроме того, система управления активами предприятия может отображать взаимосвязь разных подлежащих учету компонентов в составе сложного объекта – сооружения или оборудования. Так, если объектом имущества является здание фельдшерского пункта на предприятии, то вместе с ним можно отобразить в системе инженерные сети, конструктивные элементы, размещенное внутри медицинское оборудование и т. д.
2. Планирование эксплуатации имущества
При помощи системы управления имуществом компания может сформировать перечень мероприятий по его эксплуатации с необходимой периодичностью и приоритизацией, утвердить календарь мероприятий с учетом загруженности персонала, сопоставить бюджет по статьям расходов с перечнем получателей средств или объектов, запланировать закупку недостающих ресурсов.
Таким образом ответственные сотрудники бизнес-организации будут владеть максимально полной информацией о состоянии объектов и возможностью выстраивать стратегию их обслуживания на основе актуальных данных.
3. Учет мероприятий по эксплуатации имущества
Современная система управления имуществом позволяет сопровождать и контролировать всю цепочку мероприятий по эксплуатации объектов: вести учет исполнения плановых и внеплановых мероприятий, регламентных работ, договоров эксплуатации имущества, показаний приборов учета.
Заявки по обслуживанию объектов эксплуатации могут создаваться прямо в системе. В этом случае по каждой заявке будет создан уникальный бизнес-процесс с назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и сроков работ. Благодаря этому в компании будет организован централизованный мониторинг всех мероприятий по эксплуатации каждого актива.
4. Контроль мероприятий по эксплуатации имущества
Функциональность автоматизированной системы управления имуществом может включать в себя все необходимые направления эксплуатации объектов: это, например, контроль исполнения планов ТОиР, сроков проводимых мероприятий, сроков истечения договоров по эксплуатации, потребления коммунальных ресурсов, расходов на эксплуатацию объектов и др.
Система управления активами автоматически сопоставляет плановый и фактический графики работ и оповещает ответственного исполнителя, если на каком-то из этапов обслуживания произошла задержка или была допущена ошибка.
5. Визуализация аналитики
Следующий важный компонент продвинутой системы управления активами предприятия – аналитические отчеты, которые наглядно отображают динамику расходов на содержание имущества, ранжирование объектов имущества по расходам и доходам, данные об обеспеченности сотрудников нормативной площадью размещения и многое другое. Аналитические инструменты предоставляют менеджменту детализированные метрики эффективности управления объектами, показывают загруженность и оснащенность персонала, дают возможность быстро определить, на каком этапе проведения регламентных работ произошел перерасход средств или другие внештатные ситуации.
Информация, проанализированная в системе управления имуществом, поступает управленцам в наиболее удобном бизнес-пользователям формате: в виде диаграмм, графиков или виджетов. Кроме того, для отчетности могут использоваться такие средства визуализации, как геоинформационные и картографические сервисы, поэтажные планы зданий.
6. Достижение технологической независимости
Российские EAM-системы помогают бизнесу в достижении санкционной стойкости. Причем не только в рамках самого программного комплекса, но и в рамках всего ландшафта объектов имущества. Поскольку в системе управления имуществом ведется учет всех составляющих оборудования с возможным указанием производителя, можно отследить риск дальнейшего применения того или иного импортного компонента. Это позволит заранее предусмотреть закупку нужных ресурсов с учетом увеличившихся сроков поставки, а также возможность его замены на отечественный аналог.
Управление активами – один из важнейших бизнес-процессов крупных компаний, который при грамотном планировании позволяет качественно использовать имеющееся имущество и извлекать из него дополнительную прибыль. Сегодня эффективное управление таким процессом сложно себе представить без современных цифровых инструментов.
В результате использования системы управления активами предприятия снижается количество непредвиденных ситуаций, а также риски, связанные с «человеческим фактором»: все сведения об объектах имущества собраны в единой централизованной базе. В целом управление эксплуатацией имущества становится более открытым и прозрачным.
Так, согласно различным исследованиям, автоматизация ТОиР позволяет организациям сократить издержки на обслуживание оборудования более, чем на 15%, а производительность труда увеличить на 20% и выше. Это создает значительные конкурентные преимущества для предприятий и перспективы для развития отраслей в целом.
Источник: РБК