Замена системы управления закупками на отечественную разработку — это необходимый процесс для многих компаний в современных условиях. Тщательный анализ текущих потребностей, выбор подходящего решения и планирование процесса помогут минимизировать риски и обеспечить успешный переход. О выборе российского аналога SRM-системы рассказывает Рустам Ардавов, директор Департамента закупок и финконтроля БФТ-Холдинга, в статье для РБК.
В последние годы тема импортозамещения в целом и переход с зарубежного на отечественное программное обеспечение в частности находится в зоне особого внимания. Дополнительный стимул в этом направлении возник после 2022 года. Количество компаний, которые сталкиваются с проблемой выбора между использованием зарубежного и отечественного программного обеспечения, постоянно растет, а санкции, политическая ситуация и тренд на импортозамещение в IT способствуют пересмотру IT-стратегии и поиску альтернативы зарубежным решениям. Наиболее важным аспектом такой стратегии становится переход на российские аналоги систем управления закупками, поскольку закупщикам необходимо обеспечивать качественные бесперебойные поставки и снижать потенциальные риски для бизнеса.
В условиях недостатка привычных инструментов управления закупками компании начали активно обращать внимание на рынок отечественных разработок в этой области. При этом важно отметить, что разработанное в России программное обеспечение для закупок имеет свои особенности, которые делают его конкурентоспособным и привлекательным для российских пользователей. Российские разработчики стремятся создавать продукты, которые соответствуют современным требованиям и тенденциям, а также учитывают специфику российского рынка и законодательства.
Еще одним фактором для перехода на российское решение является необходимость обеспечения безопасности и надежности хранения информации. С учетом актуальных тенденций особое внимание необходимо уделять защите данных от несанкционированного доступа и утечек информации. Использование отечественного программного обеспечения снижает риски, связанные с санкциями и ограничениями на импорт технологий. Компании могут быть уверены, что их система будет работать стабильно независимо от внешних факторов.
Также для системы закупок важными являются вопросы интеграции с уже существующими системами, представленными в IT-ландшафте компании. Это значительно ускоряет и облегчает процесс внедрения отечественного решения и позволяет сохранить ранее накопленные данные и настройки. Большинство разработчиков активно разрабатывают модули и плагины, которые позволяют интегрировать их продукты с популярными системами. Для SRM-системы ключевым является наличие API и широкие возможности интеграции с электронными торговыми площадками и электронными магазинами, единой информационной системой в сфере закупок и ГИС «Независимый регистратор», а также другими системами в контуре компании, которыми могут выступать системы электронного документооборота, финансового учета, логистики, склада, ERP- и CRM-системы.
Также нельзя не отметить, что интерфейсы российских систем управления закупками более привычны и понятны пользователям, а локализация не требуется. Большинство российских продуктов предлагают гибкие настройки, которые позволяют адаптировать систему под конкретные нужды и предпочтения пользователя и требования бизнеса. Кроме того, российские разработчики уделяют большое внимание обучению и поддержке своих клиентов, предоставляя им необходимые материалы и консультации.
Стоимость и условия лицензии являются еще одним важным аспектом сравнения. Часто отечественное программное обеспечение оказывается более доступным по цене, чем зарубежные аналоги.
Таким образом, при переходе на российский аналог системы закупок необходимо учитывать множество факторов, в том числе функциональные возможности, удобство использования, особенности работы с данными, возможности интеграции, соответствие требованиям действующего законодательства и стоимость лицензий. Компания может выбрать продукт, который наилучшим образом соответствует ее потребностям и бюджету.
Переход на отечественный аналог системы закупок, как правило, состоит из нескольких шагов и предполагает взвешенный подход к выбору подходящего решения. В общем виде процесс может включать следующие этапы:
Оценка текущих потребностей и функций
Перед тем, как начать процесс перехода, проведите глубокий анализ своих текущих процессов закупок, включающий в себя идентификацию ключевых функций и оценку существующих проблем. Необходимо определиться, какие функции закупочной системы являются критически важными для бизнеса, например, это могут быть автоматизация закупок, управление поставщиками, анализ затрат, интеграция с другими системами и т.д. Выявление недостатков текущей системы поможет понять, какие аспекты необходимо улучшить в новой системе. Кроме того, система должна иметь все необходимые функции, а также возможность их расширения в будущем.
Изучение рынка российских аналогов
На российском рынке существует множество систем для управления закупками, и выбор подходящего решения требует детального анализа. Изучите функционал представленных на рынке решений, стоимость и отзывы. Можно провести сравнительный анализ по критериям функциональности, стоимости, возможностям интеграции, надежности поставщика и уровню технической поддержки. При этом необходимо обращать внимание на платформу, которая была использована при разработке системы закупок. Использование платформы low-code на актуальном стеке технологий позволяет быстро вносить изменения в приложение без трудоемкой разработки и оперативно внедрять инновации.
Технические аспекты
При переходе на новую систему учитывайте технические аспекты, которые могут повлиять на успешность внедрения. Один из главных вопросов — это миграция данных из других корпоративных систем, таких как ERP, CRM, СЭД, а также из систем логистики и управления складом в новую SRM-систему. Подготовьте план по переносу данных и проверьте, как новое решение будет интегрироваться с уже существующими системами. Это важно для обеспечения непрерывности бизнес-процессов.
Обучение и поддержка
Переход на новое ПО — это не только технический процесс, но и изменения в деятельности компании. Разработчик должен обеспечить обучение пользователей новой системе и предоставить полную документацию. Полноценное сопровождение внедрения и техническая поддержка на всех этапах важны для быстрого решения возникающих вопросов и проблем, а также получения своевременных обновлений и новых функций.
Планирование перехода
Правильное планирование — ключ к успешному переходу. Составьте детальный план перехода, включая сроки, этапы и ответственных лиц. Важно определиться с бизнес-процессами и объемом данных, которые необходимо перенести в новую систему. Перед полным запуском новой системы проведите тестирование, чтобы убедиться, что все работает корректно. Определите потенциальные риски на каждом этапе перехода и разработайте стратегии для их минимизации.
Оценка результатов перехода
После завершения перехода важно оценить его результаты. Установите четкие критерии для оценки эффективности новой системы. Это может быть сокращение сроков закупочных процедур, оптимизация процессов согласования, уровень удовлетворенности пользователей и т.д. Регулярно собирайте отзывы от пользователей, чтобы понять, насколько новая система соответствует их ожиданиям. На основе собранной информации вносите изменения в процессы, чтобы повысить эффективность работы.
Для выбора SRM-системы в рамках импортозамещения зарубежного программного обеспечения или цифровизации закупок можно самостоятельно искать альтернативы, но более эффективно будет обратиться к опытному вендору. Крупные вендоры, имеющие многолетний опыт работы в данной области, обладают глубоким пониманием специфических потребностей в сфере закупок и способны предложить адаптированные решения из реестра российского программного обеспечения для закупок, которые идеально подходят для конкретной отрасли или особенностей бизнеса. Они могут провести анализ текущих процессов закупок и предложить оптимизацию, что приведет к снижению затрат и повышению эффективности. Кроме того, внедрение системы закупок часто требует интеграции с другими корпоративными системами, например, с ERP, CRM, СЭД, системами логистики или склада, и опытный вендор может реализовать необходимую интеграцию. Надежные вендоры также обеспечивают постоянные обновления и улучшения своих решений, что позволяет компаниям соответствовать современным требованиям рынка и законодательства в сфере закупок. Более того, они предлагают обучение и поддержку для пользователей, что способствует быстрой адаптации к новой системе, облегчает и ускоряет процесс внедрения.
Замена системы закупок на отечественную разработку — это сложный, но необходимый процесс для многих компаний в современных условиях. Важно учитывать как технические, так и организационные аспекты перехода, а также соответствие актуальным требованиям бизнеса в сфере закупок. Тщательный анализ текущих потребностей, выбор подходящего решения и планирование процесса помогут минимизировать риски и обеспечить успешный переход.
Источник: РБК