Эффективно работать с файлами вложений документов, а именно обеспечивать их долгосрочное хранение, систематизацию и оперативный доступ к ним, позволяет решение «БФТ.е-Архив». Продукт является элементом платформы «Цифровой регион» и совместно с другими ее компонентами создает единое пространство данных в регионе в целях повышения эффективности процессов управления.
Эффективно работать с файлами вложений документов, а именно обеспечивать их долгосрочное хранение, систематизацию и оперативный доступ к ним, позволяет решение «БФТ.е-Архив». Продукт является элементом платформы «Цифровой регион» и совместно с другими ее компонентами создает единое пространство данных в регионе в целях повышения эффективности процессов управления.
ЗАДАЧИ ДЛЯ РЕШЕНИЯ
Необходимость внедрения системы «БФТ.е-Архив» обусловлена ростом количества копий файлов, загружаемых в файловые хранилища систем, неудобством обращения к разным информационным системам при поиске документов, передачей избыточной информации в обмене между системами. Инструменты «БФТ.е-Архив» позволяют организовать удобную схему работы с документами и обеспечивают:
- создание единой точки доступа для разных систем и пользователей к вложениям документов за многолетний период с развитыми возможностями поиска;
- обмен между системами без необходимости передачи файла вложения документа в натуральном виде;
- снижение рассинхронизации данных (копий и версий файлов вложений документов);
- обращение к системе с использованием открытого программного интерфейса;
- снижение совокупных объемов хранимых данных взаимодействующих систем.
ПРИНЦИП РАБОТЫ И ФУНКЦИОНАЛ
Взаимодействие в части передачи документов осуществляется через пространство «БФТ.е-Архив» следующим образом:
- Из внешних систем в электронный архив поступает информация о документе с файлами вложений и электронными подписями к ним;
- В пространстве архива создается карточка документа, в которой сохраняется вложение. Файлу предоставляется уникальный идентификатор;
- Файл из пространства «БФТ.е-Архив» можно получить по внутреннему id. Доступна возможность открытия вложения в окне предпросмотра, скачивания вложения из окна просмотра или по API, сохранения истории изменения карточки документа.
В итоге решение позволяет создать региональный или муниципальный архив документов, хранить документы и отчетность из систем линейки БФТ и других внешних систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период.
ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕТКРОННОГО АРХИВА
Система «БФТ.е-Архив» обеспечивает уникальность и однозначность версий электронных документов и вложений для взаимодействующих систем, однократное размещение и многократное использование вложений документов несколькими системами. С внешними системами взаимодействие осуществляется через открытый API. «БФТ.е-Архив» позволяет хранить историю изменений состава вложений документов в карточках системы, снижать совокупный объем дискового пространства взаимодействующих систем. Электронный архив можно использовать как отдельную подсистему для хранения и просмотра вложений документов во взаимодействующих системах.
МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ:
- Цифровая трансформация госуправления на базе платформы «Цифровой регион» от Компании БФТ
- 10 причин перейти на цифровое управление регионом
- Как перейти к цифровому управлению регионом: роль экосистемы хранения и анализа данных
- Как создать региональную систему управления данными
- Региональная система управления данными: новое качество работы с данными