Электронный кадровый документооборот предполагает сокращение рутинных операций, экономию на доставке и хранении документов, а также защиту от рисков потери документов. В полной мере обеспечить безопасный и эффективный перевод кадрового делопроизводства в «цифру» поможет HRlink – первая в России система электронного кадрового документооборота. В системе есть все, чтобы быстро формировать, подписывать и хранить документы, а также управлять кадровым документооборотом.
Электронный кадровый документооборот предполагает сокращение рутинных операций, экономию на доставке и хранении документов, а также защиту от рисков потери документов. В полной мере обеспечить безопасный и эффективный перевод кадрового делопроизводства в «цифру» поможет HRlink – первая в России система электронного кадрового документооборота. В системе есть все, чтобы быстро формировать, подписывать и хранить документы, а также управлять кадровым документооборотом.
ПОЧЕМУ СТОИТ ПЕРЕВОДИТЬ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В «ЦИФРУ» УЖЕ СЕЙЧАС
На данный момент Минтруда России проводит Федеральный эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот на базе портала «Работа в России», который закончится 31 марта 2021 года. Условия эксперимента предполагают возможность перевода в «цифру» всех кадровых документов и ведение полностью безбумажного кадрового документооборота. После окончания эксперимента предполагается постепенный повсеместный переход на электронное кадровое делопроизводство – это главная причина, почему стоит начать подготовку уже сейчас. А также с 1 января 2021 года вступили в силу поправки к ТК РФ, касающиеся дистанционной работы – предусмотрены максимальные возможности электронного документооборота между дистанционным сотрудником и работодателем.
Вот еще несколько причин для ведения трудовых отношений в электронном виде:
- в вашей организации предполагается полностью или частично дистанционная работа,
- ваш штат сотрудников – территориально распределенная команда,
- работа сотрудников некоторых подразделений предполагает частые командировки,
- вы хотите оптимизировать работу отдела кадров, сократив время на работу с документами,
- вы хотите сократить затраты на обеспечение бумажного документооборота: расходные материалы, пространство для хранения, логистика,
- вы хотите развивать корпоративную культуру и HR-бренд.
ПОЧЕМУ HRLINK
Безопасность. Сервис HRlink настроен и работает строго в соответствии с 152–ФЗ, а также требованиями ФСТЭК и ФСБ России. Обработка и хранение данных происходит на территории РФ с использованием сертифицированного программного обеспечения для шифрования данных КриптоПро.
Обеспечение сотрудников электронной цифровой подписью (ЭЦП). Необходимая для подписи документов уникальная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) генерируется прямо внутри системы HRlink. Буквально несколько секунд и любой сотрудник сможет подписать рабочие документы с помощью кодов из sms.
Работа с любыми учетными системами. Есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП. Для начала работы в HRlink достаточно будет сделать импорт сотрудников, что займет пару минут. Для других учетных систем доступно подключение через API: SAP, Босс-Кадровик, Парус, Битрикс и др.
Поставка решения как по модели On-premise, так и SAAS. Сервис можно установить локально в ИТ-среде компании или пользоваться облачной версией через интернет-браузер. Тройная репликация данных в облаке гарантирует надежное хранение документов.
HRLINK – ЛЕГКО ПОДПИСЫВАТЬ, УПРАВЛЯТЬ, ОБЪЕДИНЯТЬ
Легко подписывать – чтобы разобраться, как пользоваться сервисом, не нужно изучать инструкции. Сотрудники смогут подписывать документы с любого смартфона, компьютера или инфокиоска.
Легко управлять – HRlink станет единым центром управления кадровыми документами. С помощью сервиса удобно контролировать подписание всех документов сотрудниками. По каждому документу отображаются текущие статусы, можно отправить напоминания разными способами: sms, e-mail, Whatsapp, Telegram, Viber и с помощью API других сервисов.
Легко объединять – при поступлении на работу каждый сотрудник получает Личный кабинет HRlink с доступом по sms. Кабинет создается автоматически при загрузке ФИО и телефона нового сотрудника. Это становится первым шагом в цифровую среду компании. В дальнейшем HRlink может стать привычным каналом коммуникации с сотрудниками, а интеграция с другими сервисами позволит создать эффективную экосистему по работе с кадрами.
РАБОТАТЬ В HRLINK ПРОСТО
Собрать подписи всех сотрудников можно за считаные минуты. Вот как выглядит работа в HRlink:
- Загрузка документа в HRlink. Отдел кадров загружает в HRlink сформированный в кадровой программе или в MS Office и готовый для подписи документ. Это можно сделать как через браузер, так и через интеграционное решение.
- Отправка сотрудникам ссылки. Специалист отдела кадров отправляет всем сотрудникам или руководителям ссылку для подписания документа любым удобным способом: email, sms, с помощью чат-ботов Telegram, Viber или по API (webhook).
- Подписание. Переходя по ссылке, сотрудники подписывают документ УНЭП или простой электронной подписью (ПЭП), привязанной к учетной записи на Едином портале госуслуг (ЕСИА), руководители – усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) облачной или со специального электронного носителя – токена.
- Хранение. Подписанный документ хранится в облачном защищенном хранилище HRlink, где доступен удобный поиск по заданным параметрам. А также документ может быть выгружен по API или напрямую в учетную систему или в систему электронного документооборота (СЭД).
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА И ПОДПИСИ
БУДЕМ РАДЫ СОТРУДНИЧЕСТВУ
ООО «БФТ» является официальным партнером ООО «Инновации в управлении кадрами», разработчика решения, и осуществляет поставки HRlink.
Если Вас заинтересовала система HRlink – обратитесь к консультантам Департамента продаж Компании БФТ. Они подробно расскажут о системе и проведут демонстрацию ее функционала.
+7 (495) 784-70-00