В процессе осуществления своей деятельности каждая организация использует большой массив документов как в бумажном, так и в электронном виде. Хранение таких документов влечет определенные затраты. В зависимости от требований законодательства и значимости самих документов организации формируют соответствующие архивы.

Так, обязанность создания госорганами и ОМСУ архивов закреплена в части 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [1] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Уполномоченным ФОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства является Росархив. В его полномочия входит разработка правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, включая порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения.

В соответствии с действующим законодательством такая передача осуществляется в бумажном виде. В том числе и в случае с электронными документами, которые подписаны электронной подписью. Это, безусловно, увеличивает нагрузку и на источники комплектования и на сами архивы.

Учитывая повсеместное использование систем электронного документооборота, такая ситуация осложняет общее движение в сторону отказа от использования бумажного носителя.

ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов»

Для автоматизации процессов комплектования, регистрации, хранения, обработки и использования электронных архивных документов принято решение создать ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» (далее – Платформа). Положение о Платформе утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2022 года № 279 [2]. 

Платформа позволит не только хранить архивные документы в электронном виде в целостности. Предполагается и постоянное подтверждение аутентичности подлинников, сохранение их юридической значимости. Поэтому документы будут пригодны для использования в течение всего срока хранения.

Речь идет о входящей в состав Платформы подсистеме «Архив» (рисунок 1). Она предназначена для подготовки к передаче электронных архивных документов в госархивы, а также временного хранения таких документов в самих ведомствах.

ФОИВ через систему межведомственного электронного документооборота будет передавать на хранение в Платформу свои электронные архивные документы (рисунок 2). Участники Платформы смогут по запросам получить документы в электронном виде. И все это без создания бумажных версий.

По данным Минцифры России (оператор Платформы), сейчас проходит опытная эксплуатация Платформы, в которой принимают участие 14 ведомств. Ввести в эксплуатацию Платформу запланировано до конца 2022 года.

Учитывая текущий подход к реализации проектов цифровизации госорганов ожидается, что опыт использования типовых облачных решений в ФОИВ станет основой для внедрения подобной инициативы в деятельность региональных органов власти.

Всего на обеспечение возможности долгосрочного архивного хранения электронных документов в рамках федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика» [3] запланировано потратить 7,1 млрд рублей (2019-2024 годы).

ГИС удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним

Помимо изменений в организации передачи на хранение электронных архивных документов, Росархив предлагает удаленно использовать документы, хранящиеся в архивных учреждениях. Пользователи через электронный сервис в режиме «онлайн» смогут искать, запрашивать, просматривать и копировать архивные документы в электронном виде. 

Проект закона об этой инициативе [4] уже прошел этап публичных обсуждений и предусматривает: 

• предоставление архивами услуги по удаленному использованию архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – услуга удаленного использования архивных документов) в сети «Интернет» (рисунок 3);
• создание ГИС удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – ГИС УИАД);
• установление Росархивом по согласованию с Минцифры России порядка оказания услуги удаленного использования архивных документов.



В части документов, хранящихся в федеральных госархивах, определено предоставление услуги посредством ГИС УИАД. При этом регистрация или аутентификация не потребуются, если пользователь захочет воспользоваться справочно-поисковыми средствами системы (рисунок 4). Но чтобы получить необходимый документ, нужно направить соответствующее заявление удобным способом:

• в электронном виде, в том числе через портал Госуслуг;
• на бумажном носителе.



Предлагаемые изменения Федерального закона № 125-ФЗ [4]  включают и возможное взимание платы за предоставление услуги удаленного использования архивных документов. Росархиву предстоит работа по установлению размера такой платы, порядка и случаев ее взимания при предоставлении услуги в ГИС УИАД.

Согласно ведомственной программе цифровой трансформации Росархива на 2022-2024 годы [5] ГИС УИАД будет работать и с электронными архивными документами, хранящимися в Платформе. Сценарием развития программы запланировано выделение в год по 70 млн рублей на внедрение ГИС УИАД и по 9,3 млн рублей на услуги по ее сопровождению (всего 238 млн рублей). 

Региональные и муниципальные архивы вправе предоставлять данную услугу тоже посредством ГИС УИАД или с использованием других информационных систем. Второй вариант потребует определения своего порядка оказания услуги. В этих целях необходимо будет разработать соответствующий нормативный правовой акт субъекта Российской Федерации или муниципальный правовой акт.

В настоящее время не у всех россиян есть возможность посещения необходимых архивов, в том числе из-за их территориального расположения (большинство федеральных архивов находится в Москве). Поэтому внедрение услуги удаленного использования архивных документов значительно упростит доступ населения к цифровым архивам.

Передача данных при внедрении механизма социального казначейства

Значимой частью процесса цифровизации архивной отрасли стали также продолжающийся перевод социально значимых услуг в электронный формат и внедрение механизмов социального казначейства.

11 июня 2022 года Президент Российской Федерации подписал закон № 182-ФЗ [6], предусматривающий новый порядок взаимодействия отделений ПФР и архивных учреждений. С июля 2023 года сведения, необходимые для пенсионного обеспечения граждан, будут предоставляться с использованием ЕГИССО. 

Эти изменения позволят установить единый формат электронного взаимодействия соответствующих ведомств по всей стране (рисунок 5). Запросы сведений будут унифицированы, что сократит сроки их исполнения.



Заключение

Стоит отметить, что описанные выше новации не исключают другие способы использования архивных документов, предусмотренные действующим законодательством. При желании пользователи, как и прежде, смогут лично посетить читальные залы архивов, заказать архивные справки, копии, выписки и т.д. Однако практика последних лет показывает явное превосходство электронного взаимодействия. Многим пришлось перестраивать процессы согласования, подписания и передачи документов. 

Более подготовленными в этой части были организации, применяющие системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов. Но и у таких организаций могут возникать сложности с использованием электронных документов, если они хранятся в отдельных базах данных, формируются в разных системах.

Доступ к нужным электронным документам организации в режиме реального времени обеспечивает «БФТ.е-Архив». Этот продукт позволяет:

• централизовать хранение и предоставление электронных документов;
• обеспечить долгосрочное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости;
• использовать одну версию файла для взаимодействующих систем;
• уменьшить объем дискового пространства и увеличить скорость обмена документов с вложениями между системами;
• организовать работу с внешними системами через открытый API.

При получении из внешней системы информации о документе с файлом вложения и электронной подписью к нему в «БФТ.е-Архив» создается карточка документа с соответствующим вложением. Файлу при этом присваивается уникальный идентификатор, через который происходит дальнейшее использование документа.

Таким образом, «БФТ.е-Архив» является единой точкой доступа для различных систем и пользователей к электронным документам за многолетний период с развитыми возможностями поиска.

Если в Вашей организации еще нет своей системы хранения электронных документов или возникли вопросы по функционалу «БФТ.е-Архив», Вы можете обращаться к специалистам БФТ-Холдинга:

question@bftcom.com

+7 (495) 784-70-00

 

---

 

[1]  Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 11 июня 2021 года) 

[2]  Постановление Правительства Российской Федерации от 2 марта 2022 года № 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов»

[3] Паспорт федерального проекта «Цифровое государственное управление», утвержденный президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28 мая 2019 года № 9

[4]  Проект Федерального закона «О внесении изменений в статьи 24 и 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним» по состоянию на июль 2022 года

[5]  Приказ Росархива от 6 мая 2022 года № 57 «Об утверждении ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2022-2024 годы»

[6]  Федеральный закон от 11 июня 2022 года № 182-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»