Тенденции современного мира подталкивают каждую компанию задуматься об оптимизации и автоматизации своих бизнес-процессов. В 2017 году была утверждена глобальная «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика». Одним из мероприятий данной программы является переход на электронное взаимодействие работников и работодателей.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка. 

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной.

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод в электронный формат всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи, что предоставляет возможность получить значительные преимущества для всех участников процесса.

Вместе с тем, внедрение электронного документооборота (далее - ЭДО) в «кадровые» процессы началось немного ранее.

Первые эксперименты Минтруда по внедрению кадрового ЭДО

В 2017 году при Минтруде России стартовал эксперимент по цифровизации кадровых процессов, в рамках которого сформирована рабочая группа по внедрению в законодательство Российской Федерации системы электронного кадрового документооборота.

Участникам эксперимента были определены виды работ с документами для перевода процесса в электронный формат, таких как:

В результате чего, были проведены тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что способствовало выработке рекомендаций для массового перевода компаний по внедрению электронного кадрового документооборота.

Как присоединиться к эксперименту Минтруда России?

В настоящее время внедрение электронного кадрового документооборота осуществляется в рамках эксперимента, который проводится по инициативе Минтруда России на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

Таким образом, участие в эксперименте будет доступно даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.

Преимущества использования  электронного сервиса на портале «Работа в России»

Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того при использовании электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

С результатами запуска подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на портале «Работа в России» Вы можете ознакомиться по ссылке.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

При этом работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания.

Что дает работодателю участие в эксперименте?

• ознакомление и подписание документов работниками, в том числе работающих удаленно;
• сокращение времени на согласование и подписание кадровых документов, а также прозрачность их ведения;
• сокращение времени на сдачу отчетности в органы государственной власти;
• снижение затрат на бумагу и оргтехнику;
• значительное снижение рисков подделки документов с использованием ЭЦП (усиленной сертификатом)
• быстрый поиск любой необходимой документации.

В настоящее время электронный документооборот удобен для всех  компаний, работающих дистанционным способом в связи с распространением короновирусной инфекции, а также для компаний с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, следует учитывать, что при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.

По всем вопросам, связанным с применением

описанных механизмов, вы можете обращаться

к специалистам Компании БФТ:

question@bftcom.com

+7 (495) 784-70-00