В сентябре текущего года Минюстом России зарегистрирован приказ Минфина России от 15.06.2020 № 103н «О внесении изменений в приложения №1 – 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Изменения коснулись как самих форм первичных учетных документов и регистров, так и указаний по их применению.

Теперь оформляющая часть формы документа содержит подписи и расшифровки подписей следующих должностных лиц:

• ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;
• ответственных за оформление факта хозяйственной жизни первичным учетным документом;
• ответственных за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни.

Если в первичном документе содержатся данные для отражения в регистрах бухгалтерского учета, то в оформляющей части должна быть подпись должностного лица, на которое возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета. Кроме того, оформляющая часть формы документа предусматривает отражение должности и подписи исполнителя с расшифровкой и контактными данными.

В формы документов «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» добавлено несколько новых документов:

 Помимо документов добавлены новые формы регистров бухгалтерского учета:

Указанные выше формы электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета применяются при централизации полномочий по ведению бухгалтерского учета для обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие.

Применение новых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета допускается только в электронном виде. Необходимость заполнения документов и регистров исключительно на бумажных носителях устанавливается Федеральным законодательством или принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Учреждение вправе правилами документооборота, утвержденными в рамках своей учетной политики, предусмотреть формирование первичных учетных документов на бумажном носителе по формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в электронном виде. В таком случае необходимо представить в бухгалтерскую службу электронный образ такого документа. Электронный образ документа необходим для обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

Использование новых электронных документов и регистров для отражения фактов хозяйственной жизни возможно в случае, если это предусмотрено учетной политикой учреждения.

Важные изменения внесены в порядок применения электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) при подписании первичных электронных документов. Теперь подписание электронного документа возможно как квалифицированной электронной подписью, так и простой ЭЦП. В каком документе допускается применение простой ЭЦП, регулируется приложением №5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 №52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ №52н).

Так, например, в электронном документе «Решение о командировании на территории Российской Федерации» справочная информация о задолженности подписывается лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета или иным уполномоченным лицом, простой ЭЦП. Простой ЭЦП руководителем финансово-экономического подразделения или уполномоченным лицом подписывается и информация, указанная в разделе «Финансовое обеспечение» электронного документа «Решение о командировании на территории Российской Федерации». Решение о командировании согласовывается руководителем учреждения, осуществляющим оплату расходов по командировке работнику (централизованной бухгалтерией) и подписывается квалифицированной ЭЦП. Руководитель учреждения, направивший работника в командировку, утверждает электронный документ и подписывает его квалифицированной ЭЦП.

На примере электронного документа «Решение о командировании на территории Российской Федерации» видно, что использование простой ЭЦП допускается при заполнении соответствующих разделов ответственными работниками. Но окончательно электронный документ подписывается и утверждается квалифицированной ЭЦП руководителя. Это необходимо учитывать при составлении графика документооборота между центром учета и обслуживающими учреждениями.

Бывают случаи, когда для полноты отражения информации о фактах хозяйственной жизни в унифицированных формах документов не предусмотрено наличие дополнительных сведений. В таком случае учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты. В таком случае должна быть обеспечена информационная совместимость информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документов в электронном виде.

В случае, если при обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, сформированных на бумажном носителе, ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа несет должностное лицо, ответственное за оформление сканированным документом факта хозяйственной жизни. Графиком документооборота (или иным локальным нормативным актом учреждения) возможно возложение ответственности за соответствие документа на бумажном носителе и на сотрудника,  сформировавшего (передавшего) такую скан-копию. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания квалифицированной ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Внесенные в Приказ №52н изменения направлены на регулирование вопросов, связанных с передачей полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета в централизованные бухгалтерии, а также на дальнейший переход к полному электронному документообороту между учреждениями.

О том, как организовать выпуск простых ЭЦП можно прочитать по ссылке.